Word je ook weleens gek van projecten die qua kosten volledig uit de bocht vliegen? Dan is het tijd om je budgetten wat scherper in de gaten te houden. Met Atrea Projectregistratie zie je in één oogopslag hoe je project er financieel voor staat, welke kosten nog te verwachten zijn en waar je eventueel kunt bijsturen. In dit blog leer je hoe je budgetoverschrijdingen voorkomt én je projecten (eindelijk) binnen de financiële lijntjes houdt!

Waarom budgetbewaking zo populair is

Er wordt nogal wat geld verspild aan projecten die uit de klauwen lopen. Misschien herken je het: je start met een enthousiast kostenplaatje, maar halverwege blijkt dat de uren toch hoger uitvallen of materiaal veel duurder is dan gepland. Niet alleen vervelend voor je portemonnee, maar het kan ook het vertrouwen in je projectteam ondermijnen.

Uit een onderzoek van het Project Management Institute bleek dat slecht projectmanagement wereldwijd miljarden euro’s kost door vertragingen en budgetoverschrijdingen. Zonde, toch? Zeker omdat je met de juiste tools én mindset veel van deze problemen vroegtijdig kunt tackelen!

Tips om je projectbudget te bewaken

• Maak een realistische inschatting

Klinkt misschien logisch, maar toch gaan veel mensen hier de mist in. Plan niet te optimistisch en houd wat ruimte in je begroting voor onvoorziene kosten.

• Hanteer vaste meetmomenten

Las wekelijks of maandelijks een check-in in: waar staan we en liggen we op schema? Vergelijk de gemaakte uren en kosten met je initiële schatting en pak direct door als iets niet klopt.

• Registreer alles

Noteer uitgaven, bestellingen en gewerkte uren zodra ze gemaakt zijn. Als je dit opspaart tot het einde van de week of maand, loop je kans om dingen te vergeten (en achter de feiten aan te moeten rennen).

• Betrek je team

Laat medewerkers weten dat budgetbewaking ook hun verantwoordelijkheid is. Als zij ergens zien dat kosten de pan uitrijzen, wil je dat ze meteen aan de bel trekken.

• Werk met heldere rapportages

Door budgetten, uren en voortgang in een overzichtelijke tool te bundelen, zie je sneller waar je kunt besparen. Op die manier hou je focus en voorkom je dat je in de laatste fases ineens met enorme tegenvallers wordt geconfronteerd.

Een handig duwtje in de rug

Wil je het écht professioneel aanpakken? Dan is het handig om naast projectregistratie ook de bredere mogelijkheden van Atrea te bekijken. Je kunt bijvoorbeeld processen automatiseren, rapportages op maat laten maken en verschillende afdelingen koppelen, zodat iedereen altijd bij de juiste informatie kan!

Op naar overzichtelijke projecten!

Een project dat keurig binnen het financiële plaatje blijft, geeft niet alleen rust, maar ook vertrouwen bij opdrachtgevers. Door vanaf minuut 1 realistisch te plannen, regelmatig te checken en al je kosten meteen te registreren, verklein je de kans op verrassingen. En eerlijk is eerlijk: elke euro die je bespaart, kun je mooi inzetten voor een volgend project of investeren in je team!