Als ondernemer heb je vaak een hoop verschillende taken waar je op een dag mee bezig bent. Je moet namelijk niet alleen je personeel tevreden houden, maar ook alle zaken regelen rondom het personeel, zoals de salarisadministratie. Deze taak wordt vaak gezien als energieslopend omdat het veel vakkennis vereist door de complexe materie. Gelukkig zijn er een hoop bedrijven, zoals HetSalariskantoor waar je je salarisadministratie kunt uitbesteden waardoor je zelf niet de gehele fiscale en sociale wet- en regelgeving uit je hoofd moet leren. Waar je op moet letten bij het uitbesteden van je salarisadministratie, lees je hieronder. 

Veel extra diensten mogelijk

Het uitbesteden van de administratie is vooral prettig wanneer je een bedrijf hebt tussen de 10 en 50 werknemers. Daarnaast kun je kiezen voor het gedeeltelijk uitbesteden van de administratie of het geheel uitbesteden hiervan. Wanneer je kiest voor het geheel uitbesteden, dan betekent dit dat je alleen nog meer de uren en personeelsmutaties zelf hoeft bij te houden en moet doorgeven. Het kantoor die je inhuurt, regelt dan alle zaken omtrent de salarisadministratie, jaaropgaven en belastingaangifte. Zo heb je er helemaal geen omkijken meer naar. Veel kantoren bieden daarnaast ook extra diensten aan zoals het opmaken van arbeidsovereenkomsten, het aanmelden van nieuwe medewerkers bij de verschillende instanties of de aangiften voor het pensioenfonds. Zo kun je ervoor kiezen om alle financiële rompslomp uit handen te geven. 

Let niet alleen op de directe kosten

We begrijpen dat de kosten voor het uitbesteden van de salarisadministratie flink kunnen oplopen. Wanneer je alleen naar de directe kosten kijkt, dan is het uitbesteden inderdaad duurder dan dat je zelf deze administratie zou uitvoeren. Wanneer je zelf de administratie wilt uitvoeren, dan betaal je alleen voor het softwarepakket en voor de jaarlijkse licenties. Maar vergeet niet dat je ook veel verborgen kosten hebt, zoals alle tijd voor het up-to-date houden van de administratie. Ook ben je zelf verantwoordelijk voor de gemaakte fouten met als mogelijk gevolg eventuele boetes bij de Belastingdienst. Om de kosten te beperken, kun je ook kiezen voor het gedeeltelijk uitbesteden van de administratie. Zo kun je samen met het administratiekantoor de taken onderling verdelen. Zo kan het kantoor bijvoorbeeld zorgen voor de salarisberekening en ben jij verantwoordelijk voor de daadwerkelijke salarisbetaling en de afdracht van loonheffingen. 

Privacy van de werknemers 

Je moet tegenwoordig steeds meer doen om de privacy van je medewerkers te beschermen. De salarisadministratie is een onderdeel uit de personeelsdossiers van medewerkers. Er zijn verschillende wettelijke regels omtrent het verwerken van deze privacygevoelige gegevens. Zo is er bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wat is ontworpen om de persoonlijke privacy van je medewerkers te beschermen. Ze krijgen door deze wetgeving meer controle over hun eigen gegevens. Het administratiekantoor is verplicht deze regels op te volgen. Je kunt daarnaast ook zelf controleren hoe het kantoor omgaat met privacy. Zo kun je controleren of ze zich houden aan de wettelijke betaaltermijnen van werknemersgegevens en of het kantoor werkt volgens de ISAE 3402 certificering. Deze certificering is standaard voor outsourcing, waarbij het van belang is dat de organisatie, die ICT-diensten aanbiedt, betrouwbaar is.