Ben je ondernemer en denk je erover na om medewerkers bij je bedrijf te gaan betrekken, dan is het belangrijk om je te verdiepen in zaken als payroll en salarisadministratie. Er zitten namelijk grote verschillen tussen deze twee types van salarisverwerking en de een zal beter bij jou als (beginnend) ondernemer passen. We leggen de verschillen aan je uit.

Wat is payroll precies?

Kies je voor de optie van payroll, dan betekent dit dat je de salarisadministratie én het formele werkgeverschap uitbesteed aan een externe partij. Neem je dus nieuwe werknemers aan, dan komen ze niet bij jouw organisatie, maar bij het payrollbedrijf in dienst. Er zijn twee varianten van het werkgeverschap mogelijk, namelijk formeel werkgeverschap en materieel werkgeverschap.

Wat is formeel werkgeverschap?

Onder formeel werkgeverschap vallen alle wettelijke verplichtingen en lasten, waaronder pensioenopbouw, verzekeringen of arbeidsongeschiktheid. Ook de salarisverwerking en loonuitbetaling ligt bij deze partij. Wanneer je voor deze constructie kiest, hoef je jij je als ondernemer niet met al deze zaken bezig te houden.

Wat is materieel werkgeverschap?

Het materieel werkgeverschap omvat alle processen rondom het functioneren van de werknemer. Dit werkgeverschap ligt wel bij jou als ondernemer, omdat de werknemers de werkzaamheden binnen jouw organisatie uitvoert. Je wordt dan ook op de hoogte gesteld van zaken als salaris- en functioneringsgesprekken en uiteraard houd jij de regie over de werkzaamheden van de werknemer.

Werknemers zelf in dienst nemen

Past een payroll constructie niet bij jouw organisatie, dan kun je werknemers ook zelf in dienst nemen. Je bent dan echter wel verplicht om zelf de loonadministratie te gaan verzorgen. Hierbij kun je denken aan alle processen rondom de salarisverwerking, maar ook de uitbetaling van de salarissen. Dat kan als ondernemer een intensieve taak zijn die veel tijd in beslag neemt.

Je kunt in dat geval het beste kiezen voor efficiënte loonadministratie software die jou ondersteunt met handige tools. Dankzij handige loonadministratie software worden alle processen omtrent de salarissen (en eventueel HR-zaken) gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Zo wordt het proces efficiënter en minder foutgevoelig. Wil je dan toch de steun van een ervaren partner, dan kun je er vaak voor kiezen om al jouw mutaties dubbel te laten controleren, zodat je zeker weet dat alles correct is ingevoerd.

Omdat jij eindverantwoordelijk bent voor een goede afhandeling van de salarisverwerking is het van belang dat je ook op de hoogte bent van alle ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en best practices omtrent verloningen. Ben je hier niet helemaal zeker van, dan kun je de salarisadministratie ook deels uitbesteden aan een externe partner terwijl het werkgeverschap wel bij jou blijft liggen.

De voor- en nadelen op een rij

• Als ondernemer, en zeker als beginnende ondernemer, kan het interessant zijn om de risico’s van het werkgeverschap bij een andere partij neer te leggen. Op die manier ben jij niet verantwoordelijk in het geval van ziekte of arbeidsongeschiktheid van een werknemer. Daarentegen kan een payroll constructie wel een gevoel van afstand tot de organisatie oproepen. Dat komt sneller voor wanneer er ook andere werknemers zijn die wel direct in dienst zijn bij de organisatie.
• Heb je zelf geen tijd om de salarisadministratie uit te voeren of heb je niemand in dienst hiervoor? Dan kun je nadenken over je salarisadministratie uitbesteden. Zoals hierboven is besproken, heb je de keuze uit twee varianten: uitbesteden aan een payrollbedrijf waarbij ook het werkgeverschap wordt verlegd, of uitbesteden aan een partner waarbij je het werkgeverschap zelf behoudt.

Een ander belangrijk punt zijn de kosten. Het payrollbedrijf vangt de ondernemersrisico’s voor jou op en daar staat natuurlijk ook een prijs tegenover. Er wordt daarom gewerkt met een omrekenfactor op het bruto-loon, dat gemiddeld op 1,60 ligt. De loonkosten per werknemer zullen in dat geval hoger zijn in een payrollconstructie dan wanneer je de loonadministratie zelf uitvoert.